もう悩まない!ズボラでも続く、簡単メール管理術!(ビジネス編)後編
みなさんこんにちは。ズボラにハッピーライフを送る、会社員まいしむです。
さて、今回は…
ズボラでも継続できる簡単メール管理術(ビジネス編)後編です。
【注】前編をご覧になってない方は、是非そちらから読んでみてください。
ビジネスメールのフォルダ整理について説明しています。
▼ズボラでも継続できる簡単メール管理術(ビジネス編)前編
今回の後編は、受信メールを所定のフォルダへ仕分けた後のメンテナンスについてのお話です。
各フォルダのメンテナンス方法も、確り定めておくことで、よりストレスフリーにメール管理を継続することが出来ます。
そもそも、「ズボラでも継続できる」がコンセプトですので、何も難しいことはしていません。
各フォルダごとにポイントを記載しています。
それではいってみましょう。
「タスク」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
このフォルダのメンテナンスは極めてシンプルです。
別途、手帳等にタスク処理のスケジュールが転記されているはずですので、そのスケジュール則り処理します。
処理したら、該当メールを都度再仕分けする。
これを徹底していれば、原則このフォルダは安定稼働します。
◇プラスαのコツ
スキマ時間等に定期的にザッと目を通すといいです。 前倒しで実施できそうなもの、仕分け漏れがあれば速やかに処理してしまいましょう。
「フォロー」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
このフォルダには、主に「後で読む」「相手の返答待ち」等、明確にスケジューリングされていないものが集中しています。
故に、自ら定期的にチェックすることが重要です。
出勤直後、スキマ時間、退社前の1日3回程度は、ザッと目を通しましょう。
◇後で読むメール
これは要注意です。油断すると溜まります。
フォルダをチェックしたら、最低1つは処理する等の行動をおすすめします。
また、「相手の返答待ち」等と区別するため、「後で読む」は未読フラグに戻しておくといいです。
未読でフィルターをかけることで、読むべきメールが一覧できて便利です。
◇相手の返答待ちメール
日々のフォルダチェックの中で、返答が遅いものを見つけます。
リマインドメールや電話確認等を活用し、なるべく早く処理しましょう。
「一時案件」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
日々の確認は不要。
必要に迫られたら、過去メールを時系列で一覧、検索するフォルダです。
ただし、あくまで一時フォルダですので、案件が完了したら全メールを再仕分けします。
…といっても、
「重要/エビデンス」または「アーカイブ」の二択
下記ポイントを押さえて効率的に処理します。
間違っても、ひとつひとつ再仕分けはしません。
時間の無駄ですし、面倒になり継続できなくなります。
◇効率的な再仕分け
効率的に再仕分けをするには、最初の仕分け時にひと手間加えておくことが大切です。
一時案件に仕分ける際、「重要/エビデンス」に該当するかはわかっているはずです。
必ずその時点で、タグやラベル※でフラグ付けしておきましょう。
※タグ、ラベルの名称はなんでもOK。後で分かればいいので、一つ決めておきます。
これでフォルダ内を一括して仕分け出来るようになります。
是非実施するようにして下さい。
「重要・エビデンス」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
日々の確認、再仕分け、メンテナンスすべて不要。
永久保管を目的に作成されたフォルダですので、重要書庫と思ってフル活用します。
「ルーティン」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
前回記事内の整理フォルダ一覧にも記載していますが、自身の業務実態に合わせて周期別にフォルダを用意します。
(日次、週次、月次、半期など)
そして、各周期別に削除サイクルを決め、一定期間分のみが保存されている状態を維持します。
定例のメンテナンスになりますので、予め削除日をスケジューリングしておくとよいでしょう。
◇【参考】私の削除サイクル
- 日次…毎週金曜に前週1週間分を削除
→常に直近1週間分は保存。 - 週次…毎月第一月曜に前々月分を削除
→直近1ヶ月分は保存。 - 月次…毎年度の第一水曜に前々年度を削除
→直近1年度分は保存。 - その他…削除せず
→半期や年度等の長期サイクルが主で少数。今のところ、削除する程溜まらないため。
★ONE POINT★
各削除日が重ならないよう、曜日を変えています。
メンテナンスが負担に感じないようにするためです。
「アーカイブ」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
必要に迫られなければ、メンテナンス不要。
ただし、会社や自宅サーバーの保存領域が少ない場合は、定期的にメンテナンスする必要があります。
ちなみに私は後者に該当しますので、定期的にメンテナンスしています。
これは領域次第なので、ご自身に合ったペースでメンテナンスして下さい。
やり方は、ルーティンと同じです。
日時でソートし、該当期間を無慈悲に一括削除。
ここでの躊躇は時間と労力の無駄です。
削除するとマズいものは「重要/エビデンス」に入っているはず。
これまでの仕分けが無意味にならぬよう、何も考えずポチっと削除です。
以上、簡単便利なメール管理術(ビジネス編)の後編でした。
前編から含めると色々と細かく書きましたが、やってみると簡単です。
また、「これだと、この時不便だな…」と頻繁に感じるならば、変に執着せずアレンジしちゃいましょう。
下記2点さえ意識していれば、その方が楽になるはずです。
✔︎「シンプル」「過度な整理」に固執していないか
✔︎仕分け時間>検索・削除時間になっていないか
メール管理は、メール整理の悩みからの開放です。適切な業務遂行は、結果的についてきます。
総じて、自分が楽になるかがキモです。
長くなりましたが、今回も読んで頂きましてありがとうございます。m(__)m
明日は今日より気楽にを目指して。
それではまた次回、bye-bye
まいしむ