もう悩まない!ズボラでも続く、簡単メール管理術!(ビジネス編)前編
みなさんこんにちは。ズボラにハッピーライフを送る会社員、ズボリーマンのまいしむです。
さて、今回は…
(今回と言ってもこれか実質初コンテンツ)
ズボラでも継続できる簡単メール管理術(ビジネス編)です。
ビジネスメールの管理方法は、仕事をする上で誰しも1度は悩むのではないでしょうか…
社内外から日々届くビジネスメール。そして自分宛に限らず、cc/bccによって届く参考情報、情報共有…
嫌が応にも大量のメールと戦う毎日。
正直うんざりですが、逃げる術はありません。
ここは立ち向かうしかないのです。
え、じゃあ諦めて耐えろと…?
いいえ、そこは手を抜いて戦いましょう( ̄ー ̄)ニヤ
ここでは、三日坊主で面倒くさがりの私でも継続出来た、簡単便利なメール管理方法についてご紹介します。
メール管理の煩わしさから開放され、気楽な日々に一歩近づきましょう!
簡単メール管理実践の利点
手を抜いてメール管理と戦うとはどういうことか。
細々した管理はせず、手軽に処理する。
コレです。
整理作業に手間取る・悩む時間と体力は出来るだけ取り除きましょう。
多数のフォルダやタグ、ラベルで几帳面に整理しないと気がすまない方以外、そこにどれだけ時間と体力を費やしても、得られるのは整理したという事実だけです。
正直、その時間と体力は別のことに費やした方が効率的。
私のように気楽に過ごしたいタイプなら、いっそ休憩や仕事以外の思考に費やした方が精神的に充実します。
日々あれやこれやと考えると大変ですが、最初に確りとルールと環境を作ってさえしまえば、あとはズボラでも継続できる単純作業へ変身します。
悩まずに処理出来る日々の到来です。
それでは具体的な方法に入りましょう。
大原則「受信トレイ」ゼロ化
前提として、このメール管理における大原則
それは、毎日「受信トレイ」をゼロにすることです。
受信したメールは全て、後述のルールに基づいて処理、仕分けをする。これが基本の流れです。
ちなみに「受信トレイ」ゼロを基本とすると下記メリットがあります。新たに処理すべきメールの量も瞬時に捉えられ、スッキリします。
「受信トレイ」ゼロのメリット
- 日々の未処理メール量を視覚的に把握可能
- 不要なメール配信削減に前向きになる
- 対応漏れ防止に繋がる
- 一次対応完了を確信でき、頭がスッキリする
最近は「受信トレイ」をゼロにする人も多く、それをサポートするようなメーラー等も多々あるので、この考えはすんなり入ってくる方も多いでしょう。
ちなみに、私がこのメール管理方法を実践するまでに、影響を受け参考とさせて頂いた記事を以下に掲載しておきます。
併せて読んで頂くと理解が深まると思います。
まずは受信メールの属性把握
では次に、受信したメールをどのように仕分けるかです。
それにはまず、受信メールの属性について把握することから始まります。
具体的に言うと、受信メールは基本的に下記3種類いずれかの属性を持っています。
目の前のメールがどれにあたるか捉えましょう。
難しい分類ではありません、どれも直感的に判断できると思います。
▼受信メール3属性
1. タスクメール・・・行動が求められる
2. 情報メール ・・・情報のみ
3. 通知メール ・・・単なる通知
受信メールの仕分け方法
受信メールの属性を把握したら、仕分けに入ります。
仕分け先としては、下表の「整理フォルダの一覧」にある通り、大きく6分類のフォルダを用意します。
そして、受信メールを記載条件と一致するフォルダへ移動します。
各フォルダに仕分け優先度を定めていますので、条件重複時にも仕分け先に悩みません。
(重複時は、優先度の高い方へ仕分けます)
ちなみに前項のメール属性は、仕分けの判断材料となります。
「属性+内容」で仕分け先を決めるわけです。
また一時案件を除き、原則として案件別や相手先別などには仕分けません。理由は後ほど説明します。
また、属性と仕分け先の関係をまとめると、下図の通りとなります。
少々複雑な図になりましたが、要は…
- 受信メールを各フォルダへ仕分け
↓ - 進捗状態に応じて「タスク」「フォロー」「一時案件」のメールを再仕分け
↓ - メールの保存容量に応じて、過去の「ルーティン」「アーカイブ」を削除
これが基本の流れです。
過度な仕分けはNG!適度がキモ
なぜ仕分け先をこの分類にしたのか。
では仮に、メール属性や案件・相手先別の仕分けを行なった場合、どの様な問題が生じるか見てみましょう。
「メール属性別」にした場合
✔︎情報メールに未読と重要メールが混在。
✔︎アーカイブに全ての完了タスク、過去の情報メールが蓄積。返答フォロー、検索が難しくなる。
✔︎アーカイブに重要メールも混雑。
✔︎容量の都合等で過去メールを削除したい時に何を削除するか迷う。
「案件・相手先別」にした場合
✔︎どの程度の連絡頻度、重要度から個別に仕分け先を作成するか悩む。
✔︎それぞれどの時点でアーカイブ、削除するか悩む。
✔︎仕分け先が重複する度に悩む。(A社とB社に関わるドラブル案件等々…)
✔︎仕分け先の重複により、結局どこへ仕分けたか忘れる。
✔︎重複問題の解決に、複数のタグ・ラベル付与が必要となり、日々の整理が手間。
✔︎多数のフォルダやタグ・ラベルの管理に追われる割に、その恩恵は少ない。
つまり、分類は簡潔すぎても、細かすぎてもNG!
整理または検索時に無駄な負担が発生し易く、非効率となり得ます。
特に、整理時の負担はズボラには厳しい。
キチンと継続できずにぐちゃぐちゃになり、結局整理の恩恵を授かれないという未来が想像出来ます…
最も楽するには、適度なバランスを保つことが重要なのです。
その意味で、一定の簡易性と柔軟性、そして検索力を維持できる最低限の仕分けがこの分類となったのです。(私の中でですが…)
前項6分類のメリット
✔︎仕分けの優先度が決まっているので、仕分け先重複に悩まない。
✔︎要行動が「タスク」、要フォローが「フォロー」へ集中。日々の行動管理が容易。
✔︎過去メールを削除する場合も、「ルーティン」と「アーカイブ」の古い順でOKと単純。
✔︎一時案件は、柔軟に別括り可能としているので、一時的な重要案件を即時一覧できる。
以上、簡単便利なメール管理術(ビジネス編)の前編でした。
いかがでしょうか?
私は今のところこの運用で快適に処理しています。
メール整理に頭を悩ませている方、三日坊主、ズボラな方にはおすすめです。
次回後編は、この運用を本格的に長期継続するための秘訣!
「各仕分け先のメンテナンス」について補足説明したいと思います。
▼後編へ
もう悩まない!ズボラでも続く、簡単メール管理術!(ビジネス編)後編 - 気楽に暮らす/ease of …[イーズオブ]
それでは次回、bye-bye
まいしむ