来年の手帳はコレ！「ディスカヴァー ダイアリー ウォレット 2017 A5スリム」
みなさん、こんにちは。
ズボラにハッピーライフ、会社員まいしむです。
早いもので、今年もあと2ヶ月弱。
この時期になると、本屋さんや文具店であのスペースが広がりますよね。
そう、手帳です
一体、この世の中には何パターンの手帳が存在するんでしょうか (･_･;
私は文房具とかが大好きなので、あれやこれやと色々見てる時間は楽しくて好きです。
でも、これだけあると悩ましいのも正直なところ。
皆さんはもう来年の手帳はお決まりでしょうか？
まいしむはここ3年同じ手帳を使ってましたが、今年はビビッとくるモノがあったので、変更を決意しました。
それがコチラ！
ディスカヴァー ダイアリー ウォレット 2017 A5スリム
DISCOVER DIARY WALLET 2017
DISCOVER DIARY ディスカヴァー ダイアリー ウォレット 2017 A5スリム 1月始まり ブラック
- 出版社/メーカー: ディスカヴァー・トゥエンティワン
- 発売日: 2016/09/17
- メディア: オフィス用品
- この商品を含むブログを見る
ということで今回は、「ディスカヴァー ダイアリー ウォレット 2017 A5スリム」の特徴、そしてこの手帳に決めたポイントを説明します！
「ディスカヴァー ダイアリー ウォレット 2017」 5つの特徴
ちなみに、この手帳は今年の新作
ディスカヴァー ダイアリーとしては、今まで無かったタイプです。
主な特徴は以下の5つ！
- サイズは大きくても持ち運びに便利なA5スリム
- 1年分を、月間1冊・デイリー（1日1ページ）2冊に分けた分冊仕様
- どのページも180度パタンと開く製本
- 大きめの枠、方眼罫のマンスリー
- 紙は裏うつりしにくい上質な「クレームエレガ」
要は、かさばる1日1ページ手帳を分冊にすることでイイ具合にコンパクトにした手帳です。
購入の決め手
今回、購入に至った決め手は私の手帳ニーズに見事に合ったから。
そもそも私か手帳に求める主な特徴は
- サイズはA5スリム
- 1日の記入枠の広いマンスリー
- 構成は「マンスリー+ページ数の多いノート」
- ノートにはページ番号が欲しい
ざっとこの4つ。見事なハマり具合です。
購入した手帳は1日1ページですが、日付というページ番号のついた365ページのノートと捉えてます。(^-^;
【決め手①】A5スリムがちょうどいい！
私はプライベートでも同じ手帳を持ち歩くので、出来ればコンパクトな方がいい。
でもちょっと資料を手帳に挟んだりもしたい…
その点、A5スリムは大きめの長財布くらいのサイズ感。
A4資料も三つ折りで挟み込みでき、携帯性と実用性のバランスが良いのです。
※写真右はA4資料三つ折りで挟み込んでる状態。
ちなみにトラベラーズノートのポケットシールで挟みやすくカスタマイズしています。
ボディバッグやハンドバッグにも容易に入るので、プライベートでも難なく携帯できます。
※分冊仕様なので、プライベートは月間分冊だけ携帯するのもアリ。
【決め手②】ズボラに最適！広々マンスリー！
ズボラはおとなしくマンスリーで予定管理
コレに限ります。
理由は簡単。
面倒くさくて、結局使いこなせない！
(￣▽￣;) はははっ…
月間と週間の重複感が煩わしく、月間⇄週間の予定転記をサボってわけわからなくなったり…
あげく、週間ページは「空欄」または「タスクと補足メモが中心」になるという始末。（私はですが…）
なら、
最初から「月間+ノート」でいいじゃないか！
ということ。
日付・ページ数を活躍し、月間予定とノートをリンクさせればこれで十分管理出来ます。
今回はレビュー記事なので、マンスリー主体の手帳術（ズボラさん向け）についてはまた後日。
少し脱線しましたが、この使い方をする上で重要なポイントが「月間の記入スペースが広いこと」
略語・記号で簡潔に書くにしても、予定を月間に集約しますのでスペースが必要なのです。
その点、この手帳は月間ページを広々と使えます。
カレンダーが上下左右にしっかり広がっているので、1日分の箱が大きいです。
これだけあれば、略語・記号化で結構な量の予定が書けます。
【決め手③】デイリーページの自由度が高い
デイリーページは、基本的に方眼罫線のみで広々と自由に使えます。
時間軸も上部にひっそり。使わなくてもOKのような感じ。
ノートとして、タスクや予定の補足メモなどを書く私にとっては、ありがたい自由度。
方眼罫線もよく見ると濃いめの線で4ブロックに分けられています。
場合によっては、記入する内容によってスペース分けもできて良さそうです。
【決め手④】デイリーの2冊分冊が超便利
そして最後に、最大の特徴「デイリーの2分冊」
スリムに「月間1冊+デイリー分冊1冊」を持ち運ぶわけです。
個人的にこれがすごく便利。
私は予定を月間に集約しているので、元々1年分のデイリーを携帯する必要はないのです。
また、新しい手帳へ切り替える時にも活躍すると思います。
綴じ手帳を使っている場合、手帳の切り替え時期は新旧2冊を持ち歩くはめになったりしますよね？
この手帳の場合、分冊のおかげで余分に持つのはスリムな分冊1つでOK！
※デイリー1分冊
更に粋なのが、月間とデイリーで掲載期間が異なること。
- 月間：2016年11月〜2017年12月
- デイリー：2017年1月〜2017年12月
つまり、月間とデイリーの切り替え時期がズレます。
月間も含めて、余分に持つのは常にスリムな分冊1つ！
なるべく、かさばらないようにとの配慮が伺えて好きです。
軽いレビューにしようかなと思っていたのですが、書いたら結構長くなってしまいました。
ひとまずご紹介はここまで。
でも実は、私が望む「マンスリー+ノート」をコンセプトにしたA5スリム手帳
コクヨさんから今年新発売されているのです。
しかも、ノートはページ番号付き。
コクヨ 手帳 2017 マンスリー ドローイングダイアリー A5変形 ブラウン KE-SP1-17S
- 出版社/メーカー: コクヨ
- 発売日: 2016/09/01
- メディア: オフィス用品
- この商品を含むブログを見る
ええ、めっちゃ迷いましたとも。。。
次回は、このコクヨさんの商品と比較もしてみたいと思います。
▼次回記事
では、本日もお読みいただきありがとうございます。
また次回bye-bye
まいしむ
もう悩まない！ズボラでも続く、簡単メール管理術！（ビジネス編）後編
みなさんこんにちは。ズボラにハッピーライフを送る、会社員まいしむです。
さて、今回は…
ズボラでも継続できる簡単メール管理術（ビジネス編）後編です。
【注】前編をご覧になってない方は、是非そちらから読んでみてください。
ビジネスメールのフォルダ整理について説明しています。
▼ズボラでも継続できる簡単メール管理術（ビジネス編）前編
今回の後編は、受信メールを所定のフォルダへ仕分けた後のメンテナンスについてのお話です。
各フォルダのメンテナンス方法も、確り定めておくことで、よりストレスフリーにメール管理を継続することが出来ます。
そもそも、「ズボラでも継続できる」がコンセプトですので、何も難しいことはしていません。
各フォルダごとにポイントを記載しています。
それではいってみましょう。
「タスク」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
このフォルダのメンテナンスは極めてシンプルです。
別途、手帳等にタスク処理のスケジュールが転記されているはずですので、そのスケジュール則り処理します。
処理したら、該当メールを都度再仕分けする。
これを徹底していれば、原則このフォルダは安定稼働します。
◇プラスαのコツ
スキマ時間等に定期的にザッと目を通すといいです。 前倒しで実施できそうなもの、仕分け漏れがあれば速やかに処理してしまいましょう。
「フォロー」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
このフォルダには、主に「後で読む」「相手の返答待ち」等、明確にスケジューリングされていないものが集中しています。
故に、自ら定期的にチェックすることが重要です。
出勤直後、スキマ時間、退社前の1日3回程度は、ザッと目を通しましょう。
◇後で読むメール
これは要注意です。油断すると溜まります。
フォルダをチェックしたら、最低1つは処理する等の行動をおすすめします。
また、「相手の返答待ち」等と区別するため、「後で読む」は未読フラグに戻しておくといいです。
未読でフィルターをかけることで、読むべきメールが一覧できて便利です。
◇相手の返答待ちメール
日々のフォルダチェックの中で、返答が遅いものを見つけます。
リマインドメールや電話確認等を活用し、なるべく早く処理しましょう。
「一時案件」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
日々の確認は不要。
必要に迫られたら、過去メールを時系列で一覧、検索するフォルダです。
ただし、あくまで一時フォルダですので、案件が完了したら全メールを再仕分けします。
…といっても、
「重要／エビデンス」または「アーカイブ」の二択
下記ポイントを押さえて効率的に処理します。
間違っても、ひとつひとつ再仕分けはしません。
時間の無駄ですし、面倒になり継続できなくなります。
◇効率的な再仕分け
効率的に再仕分けをするには、最初の仕分け時にひと手間加えておくことが大切です。
一時案件に仕分ける際、「重要／エビデンス」に該当するかはわかっているはずです。
必ずその時点で、タグやラベル※でフラグ付けしておきましょう。
※タグ、ラベルの名称はなんでもＯＫ。後で分かればいいので、一つ決めておきます。
これでフォルダ内を一括して仕分け出来るようになります。
是非実施するようにして下さい。
「重要・エビデンス」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
日々の確認、再仕分け、メンテナンスすべて不要。
永久保管を目的に作成されたフォルダですので、重要書庫と思ってフル活用します。
「ルーティン」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
前回記事内の整理フォルダ一覧にも記載していますが、自身の業務実態に合わせて周期別にフォルダを用意します。
（日次、週次、月次、半期など）
そして、各周期別に削除サイクルを決め、一定期間分のみが保存されている状態を維持します。
定例のメンテナンスになりますので、予め削除日をスケジューリングしておくとよいでしょう。
◇【参考】私の削除サイクル
- 日次…毎週金曜に前週1週間分を削除
→常に直近1週間分は保存。 - 週次…毎月第一月曜に前々月分を削除
→直近1ヶ月分は保存。 - 月次…毎年度の第一水曜に前々年度を削除
→直近1年度分は保存。 - その他…削除せず
→半期や年度等の長期サイクルが主で少数。今のところ、削除する程溜まらないため。
★ONE POINT★
各削除日が重ならないよう、曜日を変えています。
メンテナンスが負担に感じないようにするためです。
「アーカイブ」フォルダ
✔︎メンテナンスのポイント
必要に迫られなければ、メンテナンス不要。
ただし、会社や自宅サーバーの保存領域が少ない場合は、定期的にメンテナンスする必要があります。
ちなみに私は後者に該当しますので、定期的にメンテナンスしています。
これは領域次第なので、ご自身に合ったペースでメンテナンスして下さい。
やり方は、ルーティンと同じです。
日時でソートし、該当期間を無慈悲に一括削除。
ここでの躊躇は時間と労力の無駄です。
削除するとマズいものは「重要／エビデンス」に入っているはず。
これまでの仕分けが無意味にならぬよう、何も考えずポチっと削除です。
以上、簡単便利なメール管理術（ビジネス編）の後編でした。
前編から含めると色々と細かく書きましたが、やってみると簡単です。
また、「これだと、この時不便だな…」と頻繁に感じるならば、変に執着せずアレンジしちゃいましょう。
下記2点さえ意識していれば、その方が楽になるはずです。
✔︎「シンプル」「過度な整理」に固執していないか
✔︎仕分け時間＞検索・削除時間になっていないか
メール管理は、メール整理の悩みからの開放です。適切な業務遂行は、結果的についてきます。
総じて、自分が楽になるかがキモです。
長くなりましたが、今回も読んで頂きましてありがとうございます。m(__)m
明日は今日より気楽にを目指して。
それではまた次回、bye-bye
まいしむ
もう悩まない！ズボラでも続く、簡単メール管理術！（ビジネス編）前編
みなさんこんにちは。ズボラにハッピーライフを送る会社員、ズボリーマンのまいしむです。
さて、今回は…
（今回と言ってもこれか実質初コンテンツ）
ズボラでも継続できる簡単メール管理術（ビジネス編）です。
ビジネスメールの管理方法は、仕事をする上で誰しも1度は悩むのではないでしょうか…
社内外から日々届くビジネスメール。そして自分宛に限らず、cc/bccによって届く参考情報、情報共有…
嫌が応にも大量のメールと戦う毎日。
正直うんざりですが、逃げる術はありません。
ここは立ち向かうしかないのです。
え、じゃあ諦めて耐えろと…？
いいえ、そこは手を抜いて戦いましょう(￣ー￣)ﾆﾔ
ここでは、三日坊主で面倒くさがりの私でも継続出来た、簡単便利なメール管理方法についてご紹介します。
メール管理の煩わしさから開放され、気楽な日々に一歩近づきましょう！
簡単メール管理実践の利点
手を抜いてメール管理と戦うとはどういうことか。
細々した管理はせず、手軽に処理する。
コレです。
整理作業に手間取る・悩む時間と体力は出来るだけ取り除きましょう。
多数のフォルダやタグ、ラベルで几帳面に整理しないと気がすまない方以外、そこにどれだけ時間と体力を費やしても、得られるのは整理したという事実だけです。
正直、その時間と体力は別のことに費やした方が効率的。
私のように気楽に過ごしたいタイプなら、いっそ休憩や仕事以外の思考に費やした方が精神的に充実します。
日々あれやこれやと考えると大変ですが、最初に確りとルールと環境を作ってさえしまえば、あとはズボラでも継続できる単純作業へ変身します。
悩まずに処理出来る日々の到来です。
それでは具体的な方法に入りましょう。
大原則「受信トレイ」ゼロ化
前提として、このメール管理における大原則
それは、毎日「受信トレイ」をゼロにすることです。
受信したメールは全て、後述のルールに基づいて処理、仕分けをする。これが基本の流れです。
ちなみに「受信トレイ」ゼロを基本とすると下記メリットがあります。新たに処理すべきメールの量も瞬時に捉えられ、スッキリします。
「受信トレイ」ゼロのメリット
- 日々の未処理メール量を視覚的に把握可能
- 不要なメール配信削減に前向きになる
- 対応漏れ防止に繋がる
- 一次対応完了を確信でき、頭がスッキリする
最近は「受信トレイ」をゼロにする人も多く、それをサポートするようなメーラー等も多々あるので、この考えはすんなり入ってくる方も多いでしょう。
ちなみに、私がこのメール管理方法を実践するまでに、影響を受け参考とさせて頂いた記事を以下に掲載しておきます。
併せて読んで頂くと理解が深まると思います。
まずは受信メールの属性把握
では次に、受信したメールをどのように仕分けるかです。
それにはまず、受信メールの属性について把握することから始まります。
具体的に言うと、受信メールは基本的に下記3種類いずれかの属性を持っています。
目の前のメールがどれにあたるか捉えましょう。
難しい分類ではありません、どれも直感的に判断できると思います。
▼受信メール3属性
1. タスクメール・・・行動が求められる
2. 情報メール ・・・情報のみ
3. 通知メール ・・・単なる通知
受信メールの仕分け方法
受信メールの属性を把握したら、仕分けに入ります。
仕分け先としては、下表の「整理フォルダの一覧」にある通り、大きく6分類のフォルダを用意します。
そして、受信メールを記載条件と一致するフォルダへ移動します。
各フォルダに仕分け優先度を定めていますので、条件重複時にも仕分け先に悩みません。
（重複時は、優先度の高い方へ仕分けます）
ちなみに前項のメール属性は、仕分けの判断材料となります。
「属性+内容」で仕分け先を決めるわけです。
また一時案件を除き、原則として案件別や相手先別などには仕分けません。理由は後ほど説明します。
また、属性と仕分け先の関係をまとめると、下図の通りとなります。
少々複雑な図になりましたが、要は…
- 受信メールを各フォルダへ仕分け
↓ - 進捗状態に応じて「タスク」「フォロー」「一時案件」のメールを再仕分け
↓ - メールの保存容量に応じて、過去の「ルーティン」「アーカイブ」を削除
これが基本の流れです。
過度な仕分けはNG！適度がキモ
なぜ仕分け先をこの分類にしたのか。
では仮に、メール属性や案件・相手先別の仕分けを行なった場合、どの様な問題が生じるか見てみましょう。
「メール属性別」にした場合
✔︎情報メールに未読と重要メールが混在。
✔︎アーカイブに全ての完了タスク、過去の情報メールが蓄積。返答フォロー、検索が難しくなる。
✔︎アーカイブに重要メールも混雑。
✔︎容量の都合等で過去メールを削除したい時に何を削除するか迷う。
「案件・相手先別」にした場合
✔︎どの程度の連絡頻度、重要度から個別に仕分け先を作成するか悩む。
✔︎それぞれどの時点でアーカイブ、削除するか悩む。
✔︎仕分け先が重複する度に悩む。（A社とB社に関わるドラブル案件等々…）
✔︎仕分け先の重複により、結局どこへ仕分けたか忘れる。
✔︎重複問題の解決に、複数のタグ・ラベル付与が必要となり、日々の整理が手間。
✔︎多数のフォルダやタグ・ラベルの管理に追われる割に、その恩恵は少ない。
つまり、分類は簡潔すぎても、細かすぎてもNG！
整理または検索時に無駄な負担が発生し易く、非効率となり得ます。
特に、整理時の負担はズボラには厳しい。
キチンと継続できずにぐちゃぐちゃになり、結局整理の恩恵を授かれないという未来が想像出来ます…
最も楽するには、適度なバランスを保つことが重要なのです。
その意味で、一定の簡易性と柔軟性、そして検索力を維持できる最低限の仕分けがこの分類となったのです。（私の中でですが…）
前項6分類のメリット
✔︎仕分けの優先度が決まっているので、仕分け先重複に悩まない。
✔︎要行動が「タスク」、要フォローが「フォロー」へ集中。日々の行動管理が容易。
✔︎過去メールを削除する場合も、「ルーティン」と「アーカイブ」の古い順でＯＫと単純。
✔︎一時案件は、柔軟に別括り可能としているので、一時的な重要案件を即時一覧できる。
以上、簡単便利なメール管理術（ビジネス編）の前編でした。
いかがでしょうか？
私は今のところこの運用で快適に処理しています。
メール整理に頭を悩ませている方、三日坊主、ズボラな方にはおすすめです。
次回後編は、この運用を本格的に長期継続するための秘訣！
「各仕分け先のメンテナンス」について補足説明したいと思います。
▼後編へ
もう悩まない！ズボラでも続く、簡単メール管理術！（ビジネス編）後編 - 気楽に暮らす/ease of …［イーズオブ］
それでは次回、bye-bye
まいしむ
